Misja i polityka w USK Nr 4

§ 1 Organizacja Konferencji

1. Niniejszy regulamin (Regulamin) określa zasady organizacji i uczestnictwa w konferencji pn. "SAFE CARE FORUM 2026" (dalej również jako "konferencja" lub "wydarzenie") odbywającej się w dniu 8 maja 2026 r. w godz. 9.00-17.00 w (aula na 4. piętrze wraz z przylegającym holem, D-Room na 4. piętrze) budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie (adres: ul. Chodźki 4, 20-093 Lublin).
2. Konferencja jest wydarzeniem ogólnopolskim, poświęconym bezpieczeństwu pacjenta, jakości opieki, nowoczesnym modelom pracy klinicznej oraz doskonaleniu procesów organizacyjnych w ochronie zdrowia z udziałem ekspertów klinicznych, kadry zarządzającej szpitalami, przedstawicieli instytucji publicznych. Konferencja realizowana będzie jako ciąg następujących po sobie paneli tematycznych z wystąpieniami prelegentów i ekspertów oraz ewentualną dyskusją. Podczas trwania konferencji w ww. pomieszczeniach mogą być obecne ekspozycje promocyjne wystawców – podmiotów prowadzących działalność zbieżną z tematyką konferencji. Szczegółowy program wydarzenia zostanie opublikowany przez Organizatora na stronie internetowej i w mediach społecznościowych poświęconych wydarzeniu.
3. Organizatorem konferencji jest Fundacja Rozwoju Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego Nr 4 w Lublinie z siedzibą pod adresem: ul. Dra Kazimierza Jaczewskiego 8, 20-090 Lublin (hol główny); NIP: 7123495014, REGON: 542003020, KRS: 0001178867; dane teleadresowe: tel. 504 207 861, adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript.. Konferencja współorganizowana jest przez następujące podmioty:

• Fundacja Rozwoju Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego Nr 4 w Lublinie – Organizator
• Uniwersytet Medyczny w Lublinie – Partner Merytoryczny
• Uniwersytecki Szpital Kliniczny Nr 4 w Lublinie – Partner Merytoryczny
• Wojskowy Instytut Medyczny - Państwowy Instytut Badawczy – Partner Merytoryczny.

4. Wskazany w niniejszym Regulaminie oraz w formularzach zgłoszeniowych uczestników Organizator odpowiada za całościowy proces przygotowania i realizacji wydarzenia oraz zawiera wszelkie konieczne do tego celu umowy i zarządza udostępnionymi przestrzeniami obiektu, w którym realizowane jest wydarzenie.
5. Partnerzy Merytoryczni konferencji wspierają Organizatora w przygotowaniu i realizacji wydarzenia w zakresie wspólnie ustalonym przez wszystkich współorganizatorów.
6. Wskazani w ust. 4 współorganizatorzy konferencji zgodnie ustalają powołanie dwóch ciał kolegialnych do przygotowania realizacji konferencji:

1. Komitet Naukowy – odpowiada za przygotowanie merytoryczne konferencji, w szczególności:

• określenie zakresu tematycznego konferencji;
• rekomendowanie prelegentów plenarnych;
• nadzór nad poziomem merytorycznym konferencji oraz publikacją materiałów pokonferencyjnych;

2. Komitet Organizacyjny – odpowiada za przygotowanie organizacyjne konferencji, w szczególności:

•  zabezpieczenie logistyczne konferencji, w tym m.in. przygotowanie auli, szatni i parkingu, obsługa Punktu Rejestracji w dniu wydarzenia;
• nadzór prawny nad organizacją konferencji;
• przygotowanie materiałów graficznych konferencji;
• wysłanie zaproszeń i potwierdzenie obecności uczestników;
• przygotowanie narzędzia do rejestracji uczestników on-line;
• przygotowanie informacji o wydarzeniu na stronie internetowej i promocja konferencji w mediach;
• przygotowanie informacji prasowych nt. konferencji oraz organizacji briefing prasowy;
• przygotowanie materiałów filmowych zapowiadających konferencję oraz relacji z wydarzenia.

7. Współorganizatorzy konferencji wspólnie ustalają składy osobowe Komitetów wskazanych w ust. 6 oraz upoważniają Organizatora do opublikowania składów osobowych Komitetu Naukowego oraz Komitetu Organizacyjnego na stronie internetowej wydarzenia. Przepis niniejszy stosuje się odpowiednio w przypadku zmiany składu osobowego ww. Komitetów.
8. Niniejszy regulamin konferencji udostępniany jest publicznie przez Organizatora na stronie internetowej wydarzenia w sposób umożliwiający odczytanie w zwykłym toku czynności oraz podczas wypełniania on-line i przesyłania formularza zgłoszeniowego przez uczestników konferencji. Przesłanie do Organizatora wypełnionego on-line formularza zgłoszenia uczestnika do udziału w konferencji wymaga potwierdzenia zapoznania się z treścią Regulaminu (w tym Polityki Prywatności) i jest równoznaczne z akceptacją jego postanowień. W razie wątpliwości akceptację Regulaminu wyraża się także poprzez sam udział w wydarzeniu.
9. Jeżeli warunki uczestnictwa zostaną określone także w innych dokumentach np. w umowach, opisie wydarzenia, regulaminie obiektu, formularzu zgłoszeniowym lub zleceniu usług związanych z wydarzeniem, Regulamin uzupełnia te dokumenty i znajdzie zastosowanie w zakresie w nich nieuregulowanym. W przypadku gdy określone uczestnictwo w Evencie oraz usługi z nim związane są odpłatne ww. dokumenty opisują warunki wykonania i rozliczenia wzajemnych świadczeń.
10. Jeżeli z Regulaminu nie wynika nic innego, wiąże on wszystkich uczestników wydarzenia tj. osoby, które dokonują rejestracji na wydarzenie, w tym w cudzym imieniu lub jako przedstawiciele instytucji lub firmy lub które faktycznie uczestniczą w wydarzeniu w charakterze odwiedzających, widzów, gości, wystawców, partnerów, sponsorów, moderatorów, prelegentów lub ich przedstawicieli. W razie wątpliwości za uczestnika uznaje się każdą osobę, która wyraziła wolę wejścia na teren obiektu, w którym odbywa się wydarzenie i która została na ten teren wpuszczona.
11. Uczestnikiem może być wyłącznie osoba pełnoletnia, chyba że Organizator udzieli indywidualnej zgody na uczestnictwo także innym osobom. W przypadku umożliwienia uczestnictwa w Evencie osobie poniżej 13 roku życia, za przestrzeganie przez nią Regulaminu odpowiada jej prawny opiekun.
12. Organizator będzie publikował informacje i komunikaty dotyczące wydarzenia na dedykowanej stronie internetowej działającej pod adresem: scf2026.usk4.lublin.pl oraz w internetowych mediach społecznościowych współorganizatorów wydarzenia (np. w serwisach Facebook, Instagram).
13. Uczestnicy rejestrujący swój udział w wydarzeniu wyrażają Organizatorowi zgodę na komunikację związaną z konferencją na podany przez siebie adres mailowy oraz telefoniczną (o ile podano numer telefonu).

§ 2 Rejestracja i uczestnictwo w wydarzeniu

1. Warunkiem uczestnictwa w wydarzeniu jest rejestracja danej osoby przez formularz zgłoszeniowy przekazany Organizatorowi za pośrednictwem systemu rejestracyjnego online lub w inny sposób określony przez Organizatora.
2. Organizator określa w formularzu zgłoszeniowym, zamówieniu lub w inny sposób, wymagania i dane uczestnika konieczne do rejestracji na wydarzenie, nabycia prawa uczestnictwa w wydarzeniu lub do skorzystania z określonych usług. Jeżeli uzasadnia to charakter wydarzenia, nieodpłatność udziału lub ograniczenia związane z obiektem, Organizator może odmówić rejestracji lub uzależnić rejestrację danej osoby od dodatkowej weryfikacji, udzielenia dodatkowej zgody na wykorzystanie danych lub od określonego terminu zgłoszenia.
3. W przypadku dokonywania rejestracji w imieniu innej osoby i wprowadzania cudzych danych, osoba wprowadzająca te dane gwarantuje, iż uzyskała odpowiednie upoważnienia do rejestracji, założenia konta lub złożenia oświadczeń wymaganych do rejestracji, a także odpowiada za wszelkie skutki wprowadzania danych niezgodnie z takim upoważnieniem. W przypadku dokonywania rejestracji dla więcej niż jednej osoby, osoba dokonująca rejestracji powinna dokonać odrębnych zgłoszeń dla każdej z nich (z odrębnym kontem/adresem e-mail dla każdej osoby rejestrowanej na wydarzenie).
4. Dla niektórych rodzajów uczestników np. dziennikarzy, wystawców, gości, prelegentów lub gości VIP, Organizator może przewidzieć specjalne zasady rejestracji lub dostępu do obiektów, w szczególności polegające na ich rejestracji przez samego Organizatora lub na zastosowaniu dodatkowych identyfikatorów potwierdzających szczególne uprawnienia. W przypadku rejestracji uczestnika przez Organizatora, dokonywana ona będzie w oparciu o dane podane przez uczestnika, jego przedstawiciela lub dane publicznie dostępne.
5. Na adres e-mail uczestnika będą przesyłane informacje związane z uczestnictwem w wydarzeniu. Oświadczenie przesłane na taki adres uznaje się za doręczone uczestnikowi, który został zarejestrowany z wykorzystaniem danego adresu. Zmiana adresu wymaga powiadomienia Organizatora.
6. Dane Uczestnika zbierane podczas rejestracji oraz w związku z uczestnictwem w wydarzeniu będą przetwarzane zgodnie z Polityką Prywatności ustaloną przez Organizatora, która stanowi integralną część niniejszego Regulaminu. Każdy uczestnik winien zapoznać się z Polityką Prywatności dostępną na stronie internetowej konferencji przed przesłaniem wypełnionego formularza zgłoszeniowego.

§ 3 Prawa i obowiązki Organizatora i Uczestników

1. Jeżeli warunki uczestnictwa wydarzenia nie stanowią inaczej, Organizator zapewnia uczestnikowi dostęp do odpowiednich części obiektu, w którym wydarzenie ma miejsce oraz odpowiednią do charakteru wydarzenia formę uczestnictwa i kontaktu z innymi osobami biorącymi udział w wydarzeniu, w zamian za jawny udział w wydarzeniu i umożliwienie kontaktu z sobą Organizatorowi i innym uczestnikom.
2. Ze względu na kwestie bezpieczeństwa i komfortu osób biorących udział w wydarzeniu, Organizator zastrzega sobie prawo identyfikowania zarejestrowanych uczestników np. za pomocą indywidualnych kont utworzonych podczas rejestracji on-line lub imiennych identyfikatorów oraz prawo kontroli i weryfikacji tożsamości uczestnika oraz jego uprawnień do wejścia do określonych części obiektu wydarzenia np. w formie żądania okazania identyfikatora lud dokumentu tożsamości, w szczególności w sytuacji gdy uczestnik w ramach rejestracji nie podał wszystkich wymaganych danych, odmówił identyfikacji lub powstaną wątpliwości co do zgodności jego danych z danymi podanymi przy rejestracji.
3. Przebieg wydarzenia będzie na zlecenie Organizatora utrwalany fotograficznie oraz za pomocą urządzeń rejestrujących audio/video, w tym może być również w całości lub w częściach transmitowany lub retransmitowany w radio, telewizji lub rozpowszechniany za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet). Uczestnictwo w wydarzeniu jest jawne, a zatem sylwetka lub wizerunek Uczestnika ujęte indywidualnie lub jako element większej całości mogą być intencjonalnie lub przypadkowo udokumentowane (utrwalone/zarejestrowane) fotograficznie, dźwiękowo lub filmowo, a materiały uzyskane w ten sposób mogą być rozpowszechniane przez Organizatora oraz przedstawicieli prasy w celach informacyjnych i promocyjnych związanych z niniejszym i innymi wydarzeniami realizowanymi przez Organizatora, działalnością Organizatora, sponsorów i partnerów wydarzenia (w tym poprzez serwisy internetowe, pocztę elektroniczną, media społecznościowe i w prasie drukowanej). Niezależnie od powyższego, przebieg wydarzenia może być też monitorowany audiowizualnie ze względów bezpieczeństwa.
4. Uczestnik poprzez udział w wydarzeniu wyraża nieograniczoną czasowo i terytorialnie zgodę na utrwalanie i rozpowszechnianie swojego wizerunku w sposób określony w ust. 3 wyżej w rozumieniu postanowień art. 23 ustawy z dnia 23 kwietnia 1964r. Kodeks cywilny oraz art. 81 ust. 1 ustawy z dnia 4 lutego 1994r. o prawie autorskim i prawach pokrewnych oraz art. 6 ust. 1 lit. a) Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO).
5. Jeżeli w związku z rejestracją na Event, uczestnictwem lub korzystaniem z usług związanych z wydarzeniem, osoba biorąca udział w wydarzeniu przekaże Organizatorowi jakiekolwiek materiały np. rzeczy, biogramy, fotografie, grafiki lub nagrania w celu ich wykorzystania lub udostępnienia w związku z danym uczestnictwem, przekazanie takie stanowi upoważnienie - Organizatora oraz sponsorów i partnerów wydarzenia - do ich wykorzystania zgodnie z ustalonym przeznaczeniem, w tym w ramach serwisów informujących o wydarzeniu i utrwalania lub monitoringu przebiegu wydarzenia oraz potwierdzenie, iż wykorzystanie tych materiałów nie naruszy jakichkolwiek praw osób trzecich.

§ 4 Zasady porządkowe

1. Uczestnicy mogą poruszać się po terenie obiektu wydarzenia w ramach ogólnodostępnych i oznaczonych przestrzeni i ciągów komunikacyjnych, zgodnie z instrukcjami Organizatora i zarządcy obiektu. Z zastrzeżeniem ewentualnych szczególnych warunków obowiązujących w wydzielonych częściach obiektu, w którym odbywa się wydarzenie lub indywidualnej zgody Organizatora, na terenie obiektu obowiązuje zakaz: palenia tytoniu, używania papierosów elektronicznych i spożywania alkoholu, blokowania ciągów komunikacyjnych i ewakuacyjnych, używania otwartego ognia i butli gazowych, korzystania z prowizorycznej instalacji elektrycznej, wnoszenia na teren ekspozycji substancji chemicznych, zastawiania dojść i dojazdów do urządzeń przeciwpożarowych oraz przejść ewakuacyjnych. O warunkach i lokalizacji miejsc w jakich może zostać dopuszczone odstępstwo od powyższych zakazów, decyduje wyłącznie Organizator.
2. Uczestnicy wydarzenia powinni brać udział w wydarzeniu jawnie i osobiście, w szczególności nie mogą cedować uprawnień lub części uprawnień związanych z rejestracją w ramach wydarzenia na inne osoby lub przekazywać danych identyfikacyjnych do posługiwania się innym osobom.
3. Zakazane jest wnoszenie do obiektu, w których wydarzenie ma miejsce: broni, materiałów pirotechnicznych oraz innych materiałów niebezpiecznych, w tym mogących doprowadzić do pożaru, zniszczenia mienia lub naruszenia zdrowia uczestnika lub innych osób. Dotyczy to także urządzeń i materiałów związanych z montażami, adaptacjami lub demontażami, które mogą wiązać się z wykorzystaniem wysokich temperatur lub łatwopalnych chemikaliów. W uzasadnionych przypadkach wniesienie do obiektów ww. urządzeń lub materiałów możliwe będzie za specjalnym zezwoleniem Organizatora i zarządcy obiektu oraz pod warunkiem zapewnienia ich używania przez osoby dysponujące odpowiednimi upoważnieniami i zabezpieczeniem. Poza przypadkami wyraźnie dozwolonymi przez Organizatora, zakazane jest przemieszczanie lub wynoszenie z obiektu lub wyznaczonych przez Organizatora miejsc, jakiegokolwiek wyposażenia obiektu lub wyposażenia związanego z przebiegiem wydarzenia.
4. Organizator nie ponosi odpowiedzialności za zabezpieczenie osób i mienia podczas trwania wydarzenia, a zatem za wypadki osób, kradzieże ani uszkodzenia mienia na terenie obiektu, w których odbywa się wydarzenie, chyba że szkody z nimi związane zaistniały z wyłącznej winy Organizatora.
5. Organizator uprawniony jest do nie wpuszczenia na teren obiektu, w którym odbywa się wydarzenie lub do usunięcia z obiektu osoby w stanie nietrzeźwym lub pod wpływem innych środków odurzających, osoby stwarzające zagrożenie dla bezpieczeństwa innych osób i mienia, osoby naruszające swoim zachowaniem dobre obyczaje i zasady współżycia społecznego.

§ 5 Wystawcy

1. Prawo udziału w wydarzeniu w charakterze wystawcy oraz ewentualną rezerwację odpowiedniej powierzchni nabywa się na podstawie odrębnego porozumienia z Organizatorem. Wystawca jest uczestnikiem wydarzenia z prawem korzystania z określonej powierzchni obiektu lub czasu prelekcji na własne cele informacyjne lub marketingowe. W zakresie nieuregulowanym w takim porozumieniu warunki udziału wystawcy w wydarzeniu określa niniejszy Regulamin oraz regulamin obiektu, w którym odbywa się wydarzenie oraz właściwe przepisy prawa powszechnie obowiązującego.
2. Lokalizację powierzchni wystawienniczej wystawcy uzgadniają wspólnie Organizator i wystawca. Marki, materiały reklamowe, przedmioty i sposób ich eksponowania w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczej muszą być zgodne z charakterem wydarzenia, warunkami korzystania z obiektu oraz przyjętymi standardami estetyczno-technicznymi. Za zgodność ich eksponowania z prawem, w szczególności z przepisami w zakresie reklamy lub nieuczciwej konkurencji, odpowiada wyłącznie wystawca.
3. Wystawca adaptuje swoją powierzchnię w sposób estetyczny i kompletny, odpowiednio do charakteru wydarzenia oraz właściwości obiektu. W przypadku jakichkolwiek braków w tym zakresie Organizator upoważniony jest do żądania wprowadzenie przez wystawcę odpowiednich zmian. Warunki i zakres zapewnienia mediów dla danej powierzchni wymagają odrębnych uzgodnień z Organizatorem.
4. Udostępnienie czasu lub powierzchni wystawienniczych przez wystawcę innym podmiotom wymaga zgody Organizatora.
5. Wystawca zobowiązuje się do wykonania we własnym zakresie niezbędnych montaży, adaptacji i demontaży ekspozycji w ramach czasowych wyznaczonych przez Organizatora oraz zarządcę obiektu, w którym odbywać się będzie wydarzenie, nie wykraczających jednak poza okres ustalony w odrębnym porozumieniu. W szczególności montaże i adaptacje nie mogą zakłócać przygotowań Organizatora lub innych uczestników i muszą być zakończone przed rozpoczęciem wydarzenia, a demontaże muszą nastąpić do końca dnia, w którym odbywa się wydarzenie. W czasie trwania wydarzenia, ekspozycje wystawców na powierzchniach wystawienniczych muszą być dostępne dla innych uczestników wydarzenia zgodnie z ich przeznaczeniem.
6. Wystawca zobowiązany jest zwrócić Organizatorowi powierzchnię wystawienniczą w stanie w jakim została mu udostępniona, opróżnioną z wszelkich zanieczyszczeń i przedmiotów, z wyposażeniem jakie zostało mu wydane. Wystawca odpowiada na zasadzie ryzyka za uszkodzenia i inne szkody związane z korzystaniem z danej powierzchni i wyposażenia. Organizator upoważniony jest do usunięcia zanieczyszczeń, przedmiotów i uszkodzeń na koszt i ryzyko wystawcy.
7. Postanowienia § 3 Regulaminu stosuje się odpowiednio do wystawców, materiałów, przedmiotów i osób prezentowanych w ramach czasu lub powierzchni wystawienniczych. W szczególności dostęp do obiektów i powierzchni wystawienniczych wystawcy, w tym w celu wykonania adaptacji, mogą mieć tylko osoby upoważnione przez wystawcę.

§ 6 Postanowienia końcowe

1. Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania wydarzenia, skrócenia lub zmiany harmonogramu/agendy wydarzenia w przypadku wystąpienia siły wyższej [w szczególności klęski żywiołowe, epidemie i masowe zagrożenia zdrowotne, katastrofalne awarie infrastruktury, akty władzy publicznej, działania zbrojne i zjawiska społeczne (strajki, zamieszki)] uniemożliwiającej przeprowadzenie konferencji lub w przypadku wystąpienia zagrożenia bezpieczeństwa albo życia lub zdrowia uczestników. W powyższych przypadkach Organizator nie odpowiada za szkody uczestników wynikające z odwołania lub zmian terminów wydarzenia, w tym za koszty związane z transportem lub rezerwacjami hotelowymi jak również nie jest też zobowiązany w takim przypadku do zwrotu jakichkolwiek kosztów poniesionych przez wystawców w związku z uczestnictwem w wydarzeniu.
2. Wszelkie reklamacje związane z realizacją praw uczestników związanych z uczestnictwem w wydarzeniu mogą być zgłaszane Organizatorowi na piśmie lub za pośrednictwem poczty elektronicznej Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript., najpóźniej w terminie 3 dni od zakończenia wydarzenia, nie później jednak niż 3 dni od wystąpienia okoliczności będącej przyczyną reklamacji.
3. Wszelkie wprowadzane przez Organizatora zmiany Regulaminu będą niezwłocznie ogłaszane w formie w jakich został on publicznie udostępniony.

Niniejsza Polityka Prywatności zawiera informacje na temat przetwarzania danych osobowych w związku z rejestracją i uczestnictwem w konferencji "SAFE CARE FORUM 2026" (dalej jako "konferencja” albo „wydarzenie”) organizowanej przez Fundację Rozwoju Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego Nr 4 w Lublinie z siedzibą pod adresem: ul. Dra Kazimierza Jaczewskiego 8, 20-090 Lublin, odbywającej się w dniu 8 maja 2026 r. w godz. 9.00 -17.00 w budynku Centrum Symulacji Medycznej Uniwersytetu Medycznego w Lublinie (adres: ul. Chodźki 4, 20-093 Lublin).

Polityka Prywatności zawiera informacje wymagane przez przepisy Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady 2016/679 w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (RODO). Polityka Prywatności stanowi integralną część Regulaminu Konferencji "SAFE CARE FORUM 2026" i jest opublikowana na stronie internetowej konferencji. Osoba rejestrująca się i biorąca udział jako uczestnik konferencji potwierdza zapoznanie się i akceptację postanowień ww. Regulaminu oraz niniejszej Polityki Prywatności. Poniższe klauzule informacyjne wskazują zakres przetwarzania danych osób rejestrujących się jako uczestnicy konferencji. Polityka Prywatności określa również niektóre warunki korzystania z serwisu internetowego wydarzenia oraz usług dostępnych za ich pośrednictwem.

1. Administratorem danych jest Fundacja Rozwoju Uniwersyteckiego Szpitala Klinicznego Nr 4 w Lublinie jako podmiot zbierający i przetwarzający dane osób rejestrujących się i będących uczestnikami konferencji. Dane kontaktowe Administratora danych osobowych: ul. Dra Kazimierza Jaczewskiego 8, 20-090 Lublin (hol główny); NIP: 7123495014, REGON: 542003020, KRS: 0001178867; dane teleadresowe: tel. 504 207 861, adres e-mail: Ten adres pocztowy jest chroniony przed spamowaniem. Aby go zobaczyć, konieczne jest włączenie w przeglądarce obsługi JavaScript..
2. Dane osobowe uczestników przetwarzane przez Administratora dla celów realizacji konferencji: imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu kontaktowego, tytuł/stopień naukowy, nazwa firmy/instytucji/organizacji, zajmowane stanowisko, utrwalony podczas trwania konferencji wizerunek.
3. Dane przetwarzane będą w celach:

• rejestracji na wydarzenie, a także założenia indywidualnego konta w systemie rejestracyjnym, które będzie umożliwiać zmianę danych uczestnika i komunikację z Organizatorem;
• ewentualnej weryfikacji tożsamości uczestnika podczas wydarzenia i umożliwienia sprawdzenia listy uczestników;
• realizacji transmisji i retransmisji wydarzenia w całości lub w częściach oraz rozpowszechniania jej zapisu audiowizualnego za pomocą innych środków umożliwiających publiczne udostępnianie w taki sposób, aby każdy mógł mieć do niego dostęp w miejscu i w czasie przez siebie wybranym (np. w sieci Internet) jak również rozpowszechniania utrwaleń fotograficznych przebiegu wydarzenia, w tym rozpowszechniania przez prasę;
• komunikowania się przez Organizatora z uczestnikiem w formie korespondencji elektronicznej lub z wykorzystaniem urządzeń telekomunikacyjnych (telefony, SMS-y) z związku z planowanym wydarzeniem;
• umożliwienia komunikacji uczestników między sobą;
• prowadzenia statystyk, pomiarów jakości i skuteczności;
• obsługi reklamacji i zabezpieczenia roszczeń.

4. Podstawą przetwarzania danych jest niezbędność do realizacji ww. celów, które wynikają z prawnie uzasadnionych interesów Administratora lub stron trzecich oraz niezbędność do wykonania umowy lub do podjęcia działań na żądanie użytkownika przed zawarciem umowy. W przypadku niektórych danych lub szczególnych rodzajów przetwarzania, których nie można uznać za niezbędne do wypełnienia ww. celów lub w przypadku celów, których nie można uznać za wystarczająco usprawiedliwione podstawą przetwarzania będzie także zgoda uczestnika wyrażona poprzez akceptację Regulaminu.
5. Prawnie uzasadnione interesy polegają na stałym podnoszeniu jakości, zwiększaniu dostępności i liczby uczestników wydarzenia, dostarczeniu im możliwości komunikowania się pomiędzy sobą, dostarczeniu sponsorom i partnerom informacji o uczestnikach wydarzenia, w tym umożliwieniu szerokiemu kręgowi osób nieodpłatnego uczestnictwa w wydarzeniu, informacji i promowaniu działalności współorganizatorów wydarzenia oraz wystawców.
6. Administrator może udostępnić dane innym odbiorcom wyłącznie na żądanie podmiotów do tego uprawnionych przez prawo lub kiedy będzie to niezbędne do realizacji ww. celów.
7. Administrator przechowuje dane jedynie przez czas, jaki jest niezbędny dla zrealizowania ww. celów, nie dłużej niż do momentu sprzeciwu wobec przetwarzania.
8. Podanie danych jest dobrowolne, lecz niezbędne do przeprowadzenia procesu elektronicznej rejestracji uczestnika wydarzenia. W przypadku niepodania wymaganych danych niemożliwe będzie przejście procesu rejestracji oraz założenia indywidualnego konta w systemie rejestracyjnym.